Analiza: oprogramowanie dla firmy – kupić czy wynająć?

Do funkcjonowania każdej nowoczesnej firmy niezbędne są odpowiednie narzędzia informatyczne – w podstawowej wersji choćby oprogramowanie biurowe oraz system sprzedaży. Jeszcze kilka lat temu oznaczało to konieczność wyłożenia znacznych kwot na odpowiednie licencje, jednak obecnie obok klasycznego zakupu mamy do dyspozycji możliwość korzystania z oprogramowania użytkowego w modelu abonamentowym. Które z tych dwóch rozwiązań jest bardziej opłacalne? Które lepiej sprawdzi się w  przypadku nowej firmy? Nad tym problemem pochylimy się w poniższym tekście.

Podstawowy problem z wspomnianymi powyżej sposobami zaopatrzenia się w oprogramowanie polega na tym, że stosunkowo trudno jest szybko i wiarygodnie je porównać – przede wszystkim pod kątem wydatków. Nie wystarczy bowiem spojrzeć na cenniki i natychmiast ocenić: tak, ta metoda jest tańsza. Wymaga to nieco wysiłku.

W pierwszym – klasycznym – wariancie większość wydatków ponosimy na początku, wykładając pieniądze na standardowe licencje, serwery i wdrożenie. W drugim takiego inicjalnego wydatku nie ma, mamy za to do czynienia z płatnością rozłożoną na cały czas korzystania z danego rozwiązania. Oba warianty mają swoje zalety, jednak bliższa analiza pozwala nam zrozumieć więcej…

Koszty – kwestia kluczowa

Poniżej przedstawimy szczegółowe wyliczenia dotyczące kosztów dwóch wspomnianych wyżej metod korzystania z oprogramowania – najpierw jednak, tytułem wstępu, przedstawmy realia, w jakich prowadzone będzie owo porównanie, operując nie na uogólnieniach, lecz w odniesieniu do często spotykanego w rzeczywistym świecie scenariusza

Wyobraźmy sobie małą firmę, która właśnie rozpoczyna działalność (lub rozwija ją w nowym kierunku). Może to być choćby sieć sklepów odzieżowych z centralnym magazynem, hurtownia spożywcza lub firma specjalizująca się w usługach/produkcji. Warunkiem rozwoju jest wyposażenie organizacji w niezawodnie działający system sprzedażowo-magazynowy, który pozwoli na sprawną obsługę transakcji, kontrolę nad stanami magazynowymi, planowanie itp. Nasze przedsiębiorstwo ma kilka punktów sprzedaży, w różnych lokalizacjach – ważne więc, by wszystkie oddziały mogły sprawnie wymieniać się informacjami i pracować na wspólnych danych przechowywanych centralnie. Handlowcy mogą często podróżować, kluczowe jest więc umożliwienie im pracy zdalnej, niezależnie od lokalizacji. Ważna jest również wygoda korzystania z aplikacji, a także możliwość szybkiego uruchomienia nowego punktu sprzedaży – zakładamy wszak, że nasz biznes się będzie rozwijał.

 

Co ważne, przedsiębiorstwo jest niewielkie, w fazie rozwoju, na którym skupia swe wysiłki i na razie nie zatrudnia wykwalifikowanego specjalisty IT, który byłby w stanie zapewnić działanie całego rozwiązania w modelu rozproszonym. Z oczywistych względów chcemy też – w miarę możliwości – uniknąć większych wydatków. Bariera wejścia powinna na tym etapie być maksymalnie niska, kluczem jest redukcja kosztów.

 

Analiza dostępnych na rynku aplikacji dla małych i średnich firm (MSP) wykazuje, że potrzeby firmy doskonale spełni Subiekt GT. Jest stabilny, popularny (czyli sprawdzony w polskich realiach), łatwo można uzyskać wsparcie, dostępnych jest wiele modułów i aplikacji dodatkowych oraz integruje się z różnymi platformami eCommerce. Wybraliśmy więc oprogramowanie – stawiamy na Subiekta… I co teraz?

Następuje chwila, w której musimy zdecydować, czy owego Subiekta po prostu kupimy, wykładając jednorazową znaczną kwotę na zakup wszystkich niezbędnych licencji, czy raczej zdecydujemy się na nowoczesny model abonamentowy, w którym nie płacimy nic na start, a zamiast tego z aplikacji korzystamy opłacając stałą miesięczną stawkę operacyjną.

Subiekt GT klasyczny vs Subiekt jako usługa chmurowa

W modelu pierwszym – klasyczny model zakupowy  – aby w firmie mógł skutecznie i efektywnie działać taki system, niezbędne będzie zainwestowanie (zakładamy tu wariant minimum – w którym z Subiekta ma korzystać 6 użytkowników) w:

  • licencje aplikacji Subiekt GT,
  • licencję na aktualizacje dla Subiekta GT,
  • licencję na pracę oddziałową,
  • serwer, na którym działać będzie aplikacja,
  • system operacyjny dla serwera (licencja Windows Server),
  • dodatkowy sprzęt dla serwera (peryferia i sprzęt uzupełniający – monitor, UPS),
  • oprogramowanie VPN (kluczowe dla możliwości korzystania z systemu sprzedaży również spoza siedziby firmy),
  • sprzęt sieciowy (router).

To oczywiście wyłącznie „lista zakupów” – bo przecież wszystkie powyższe urządzenia i aplikacje trzeba jeszcze wdrożyć, zainstalować, skonfigurować, zdefiniować dostępy itp. Oznacza to czas pracy pracownika o wysokich kompetencjach, za który także trzeba będzie zapłacić. Wszystko to składa się na bardzo konkretne, wyliczalne i… nie ukrywajmy: poważne wydatki. Z naszej przybliżonej symulacji wynika, że koszty takiego wdrożenia – przy uwzględnieniu cen rynkowych dla sprzętu ze średniej półki – mogą przekroczyć 9 tys. złotych.

W wariancie usługowym – w którym firma decyduje się na wdrożenie Subiekta GT w modelu chmurowym oferowanym na zasadzie dostarczania aplikacji wraz ze środowiskiem, jako działającej usługi lista zakupów jest znacznie krótsza. Znajdziemy na niej wyłącznie licencje użytkowników aplikacji oraz licencje dostępowe do aplikacji i wynajęcie serwera, na którym Subiekt GT zostanie zainstalowany. Zbędne jest kupowanie, wdrażanie i konfigurowanie dodatkowego sprzętu czy oprogramowania, bo wszystko to pozostaje po stronie dostawcy usługi. W tej wersji koszty początkowej inwestycji w system sprzedaży to zaledwie… niewiele ponad 600 zł. Dokładną wycenę, bazującą na cenach z kwietnia 2017 zobaczyć można poniżej.

CAŁKOWITE KOSZTY WDROŻENIA SYSTEMU SUBIEKT GT DLA SZEŚCIU UŻYTKOWNIKÓW

Jak widać z powyższej tabeli decydując się na prowadzenie biznesu w oparciu o usługowy model korzystania z IT oszczędzamy na starcie aż 7 875 zł wydatków koniecznych do stworzenia własnej infrastruktury. Tą pulę możemy z powodzeniem zainwestować w zwiększenie obrotów, motywację pracowników, jak i inne – niekoniecznie biznesowe – cele.

Na niższej cenie startowej jednak korzyści finansowe się nie kończą – bowiem model inwestycyjny (w którym klient na własną rękę kupuje i wdraża wszelkie niezbędne urządzenia i aplikacje), ma w swoją charakterystykę wpisane liczne koszty dodatkowe, takie jak choćby wydatki na zasilanie, powierzchnię biurową zajmowaną przez serwer czy okresowe prace informatyka (np. konfiguracja czy instalacja aktualizacji).

Co więcej – znaczna część tych kosztów jest trudna do zaplanowania i budżetowania, są bowiem one związane choćby z wydarzeniami losowymi (np. awariami). Nietrudno sobie wyobrazić np. sytuację, w której awarii ulega serwer, na którym działa Subiekt – dla klienta oznacza to podwójny problem, bowiem awaria automatycznie powoduje sparaliżowanie (a przynajmniej poważne utrudnienie) pracy całej firmy (czyli wymierne straty), a także konieczność poświęcenia dodatkowych zasobów ludzkich i finansowych na rozwiązanie problemu, zakup nowych komponentów czy wymianę serwera. Wymiana serwera jest zresztą nieuchronna tak czy inaczej – biorąc pod uwagę fakt, iż w kalkulacji uwzględniliśmy sprzęt ze średniej półki, przeciętny czas użytkowania takich urządzeń nie będzie przekraczał 3 lat.

W wariancie cloudowym te problemy nas nie dotyczą. Nie jest tak, że decyzja o jego wyborze oznacza po prostu korzystanie z serwera zdalnego, zamiast zainstalowanego lokalnie. W modelu usługowym istotny jest nie tyle dostęp do wydajnej maszyny w chmurze, co korzystanie za zryczałtowaną opłatą z kompletnego wielopoziomowego systemu IT obejmującego wszystkie elementy związane z wdrażaniem, administracją, zarządzaniem infrastrukturą, obszarem bezpieczeństwa oraz zapewnieniem ciągłej dostępności usługi. To obowiązkiem (i kosztem) dostawcy usługi jest zapobieganie problemom, ich usuwanie, dbanie o wykonanie backupu czy zabezpieczenie zarówno samej aplikacji, jak i wszelkich firmowych danych.

Działanie każdego systemu jest obarczone ryzykiem, że pewnego dnia zaszwankuje, natomiast dla firmy, dla której IT nie jest istotą działalności istotną zaletą jest skrócona ścieżka kontaktu i postępowania w przypadku jakichkolwiek problemów czy nowych potrzeb. W klasycznym modelu „zakupowym” w sytuacji awarii pojedynczego elementu infrastruktury (np. routera czy serwera) skutkuje to wyłączeniem całości systemu. Przedsiębiorstwo musi wówczas na własną rękę – lub z pomocą wynajętego fachowca – szukać rozwiązania problemu. W przypadku korzystania z usług dostarczanych z chmury, wystarczy po prostu zgłosić się do ich dostawcy, który szybko (gdyż poza wiedzą ekspercką z reguły jego infrastruktura budowana jest tak, by zapewnić zdublowanie krytycznych elementów) rozwiąże problem w czasie przewidzianym w umowie lub zaproponuje nowe rozwiązania.

Koszty dodatkowe

Oczywiście, nie można zapominać o tym, że w wariancie chmurowym mamy dodatkowy koszt, który nie występuje w wersji „klasycznej” – czyli opłacany miesięcznie abonament za korzystanie z oprogramowania. Praktyka pokazuje jednak, że w przypadku samodzielnego wdrożenia nie mniejsze koszty generować będą wszelkie prace administracyjne i modernizacyjne. Co ważne, abonament można łatwo zaplanować i zabudżetować – w drugim wariancie jest to praktycznie niemożliwe (nigdy nie wiadomo, kiedy nastąpi awaria). To wszystko sprawia, że całkowity koszt posiadania systemu chmurowego i jego użytkowania jest zdecydowanie niższy niż w przypadku klasycznego modelu – co daje optymalizację wydatków na IT / informatykę.

Poniższy wykres prezentuje porównanie całkowitego kosztu posiadania (TCO) Subiekta GT w obu wariantach, gdzie do kosztów modelu zakupowego z tabeli dodano uśrednioną kwotę 350 zł mies. na koszty utrzymania oraz coroczny jednorazowy koszt aktualizacji aplikacji.

Widać tu, że dopiero w 32 miesiącu prowadzenia firmy (która szczęśliwie uniknęła w tym czasie poważniejszej awarii IT) na prowadzenie wychodzi model utrzymywania środowiska po swojej stronie. Naturalnie planując swój biznes z reguły liczymy na to, że będzie się rozwijał i przynosił stabilne przychody dłużej niż przez trzy lata. I oby tak było, natomiast pamiętać trzeba, że w razie zmiany koncepcji trudniej będzie sprzedać po dobrej cenie zakupiony serwer i inne elementy zaplecza, niż rozwiązać umowę z dostawcą. Także większość księgowych z ulgą zaakceptuje czytelny, stały koszt miesięcznego abonamentu zamiast mgliście określonych potencjalnych kosztów budowy samodzielnych kompetencji.

Ogromną zaletą modelu chmurowego jest również wysoka skalowalność – rozszerzenie liczby użytkowników Subiekta o nowych 5, 10 czy 20 pracowników jest łatwe i wymaga jedynie wykupienia dodatkowych licencji. W przypadku wdrożenia we własnym zakresie będzie to zdecydowanie bardziej złożone przedsięwzięcie, wymagające dodatkowych inwestycji w sprzęt i oprogramowanie.

Opisany w artykule casus sześciostanowiskowego biznesu, choć reprezentatywny, nie wyczerpuje tematu. Inne założenia należy przyjąć dla firm 10 czy 15 osobowych, chociażby z uwagi na dobór serwera, który musi oferować więcej mocy obliczeniowych.

Rzecz jasna nie ma rzeczy uniwersalnie dobrych i złych. Na wybór sposobu korzystania z IT mieć może także specyfika działalności firmy, posiadane na starcie zasoby czy wręcz preferencje szefa. Natomiast zawsze warto go mieć!