Biznes i handel w chmurze, czyli o wygodnym korzystaniu z technologii

Jeśli chodzi o dostęp do narzędzi informatycznych do prowadzenia biznesu, to małe i średnie firmy chyba nigdy w historii nie były w tak dobrej sytuacji, jak dziś. Trwająca od kilku lat chmurowa rewolucja sprawiła, że zaawansowane narzędzia są dziś proste we wdrożeniu, obsłudze i administracji, a do tego na ich wdrożenie nie trzeba wykładać ogromnych kwot. W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się bliżej temu zjawisku i pokażemy, jak opierając się na rozwiązaniach chmurowych łatwo wprowadzić swój biznes w erę nowoczesności.

O tym, jak wdrażanie zaawansowanych narzędzi informatycznych wspierających prowadzenie firmy wyglądało jeszcze kilka lat temu, na naszym blogu pisaliśmy już kilkakrotnie – nie ma więc sensu zbytnio się powtarzać. Dość powiedzieć, że było to zwykle przedsięwzięcie nieprzyzwoicie drogie (wymagało zakupienia na początek sprzętu oraz oprogramowania – ten wydatek mógł, w zależności od wielkości firmy, sięgać setek tysięcy złotych), a także skomplikowane technologicznie i logistycznie (zwykle wymagało zatrudnienia pracownika/pracowników odpowiedzialnego za obsługę IT lub skorzystanie ze wsparcia odpowiedniej firmy). Efekt był taki, że bardzo wiele firm kurczowo trzymało się przedpotopowych, ograniczonych funkcjonalnie i awaryjnych aplikacji oraz urządzeń – chcąc za wszelką cenę uniknąć owych gigantycznych wydatków.

Dziś może to wyglądać to zupełnie inaczej – prześledźmy to na przykładzie hipotetycznej firmy, specjalizującej się w handlu. Nasza firma sprzedaje swoje produkty zarówno w kilku własnych sklepach stacjonarnych, jak i w Internecie – potrzebuje więc profesjonalnego systemu sprzedaży. Jej struktura sprawia, że nie sprawdzą się działające niezależnie od siebie systemy zainstalowane w poszczególnych sklepach fizycznych oraz w dziale odpowiedzialnych za sprzedaż online – cały system musi być spójny, tak by każda placówka cały czas miała dostęp do informacji o stanach magazynowych (to kluczowe, by móc sprawnie realizować wszystkie składane przez klientów zamówienia). Niezbędny jest więc serwer, który działał będzie jako centralny element całego systemu, synchronizujący bazy danych i dostarczający na bieżąco informacje o zamówieniach, stanach magazynowych, statusach realizacji transakcji itp.

Jeszcze kilka lat temu do uruchomienia takiego systemu konieczne byłoby zatem kupienie owego serwera (wraz z wszelkimi niezbędnymi urządzeniami dodatkowymi – od routerów i zasilaczy, przez dyski sieciowe NAS-a, sprzętowy firewall itp), oprogramowania serwerowego oraz odpowiedniej liczby licencji na system sprzedaży (wersje klienckie oraz serwerową). Gwarantujemy: niezależnie od wielkości i zamożności firmy, stanowiłoby to dla niej mocno odczuwalny wydatek.

Co się zmieniło?

Rewolucja chmurowa sprawiła, że obecnie proces budowania infrastruktury informatycznej w 100% realizującej opisane powyżej zamówienia (a dodatkowo oferującej cały zestaw funkcji i atutów, niedostępnych w klasycznym modelu)… przeprowadzić można błyskawicznie, wydając przy tym zaledwie ułamek kwoty, którą musielibyśmy wydać na sprzęt i oprogramowanie w klasycznym modelu.

Jak to zrobić? To proste: zamiast kupowania fizycznego serwera, wynajmujemy serwer wirtualny, działający po stronie dostawcy. Decydując się na to rozwiązanie możemy precyzyjnie określić parametry urządzenia (wydajność, pojemności, typ dysków itp.) – tak, by dokładnie spełniał on nasze specyficzne wymagania i realizował specyficzne potrzeby firmy. W tym wariancie nie musimy martwić się kwestiami niezawodności, bezpieczeństwa (fizycznego i informatycznego), redundancji kluczowych elementów systemu, czy backupu – ponieważ wszystkim tym zajmuje się dostawca usługi i zatrudnieni przez niego specjaliści.

Podstawą naszego systemu oczywiście również w tym scenariuszu będzie nowoczesny system sprzedaży – np. popularny Subiekt, oferowany w modelu abonamentowym. Aby z niego korzystać, użytkownik nie musi nic instalować czy konfigurować – wystarczy, że stworzy odpowiednią liczbę kont i zaloguje się do usługi.

Co ważne, Subiekt bez najmniejszego problemu idealnie integruje się z platformami e-commerce – większość popularnego oprogramowania tego typu jest domyślnie przystosowana do współpracy z systemem sprzedaży. Integracja taka jest daleko posunięta i zdecydowania ułatwia pracę i zarządzanie transakcjami w firmie – dzięki temu użytkownicy mogą wygodnie, z poziomu jednego interfejsu, nadzorować wszystkie transakcje w firmie (zarówno te realizowane online, jak i fizycznych punktach), a także dodawać nowych kontrahentów, modyfikować stany magazynowe, tworzyć dokumenty sprzedaż itp. Wszystkie informacje na temat tych operacji automatycznie trafią z platformy e-commerce do systemu sprzedaży.

Kluczowymi zaletami tego rozwiązania jest nie tylko łatwość wdrożenia, niska cena (większość kosztów uiszczamy w modelu abonamentowym, unikając dużego wydatku początkowego, który stanowić może istotną barierę) czy przejrzystość (administrator ma łatwy dostęp do wszystkich informacji o sprzedaży w swojej firmie), ale również wysoka skalowalność. Wyobraźmy sobie np., że nasza firma szybko się rozrasta, otwierając nowe sklepy i zatrudniając nowych pracowników w e-sklepie. W tradycyjnym modelu oznaczałoby to konieczność wymiany lub rozbudowy serwera, dokupienia kolejnych licencji, zwiększenia przestrzeni dyskowej na bazy danych itp… w modelu chmurowym to kwestia ewentualnej rozbudowy parametrów serwera wirtualnego i stworzenia dodatkowych kont użytkowników. Wygodnym rozwiązaniem jest również możliwość automatyzowania wielu procesów związanych z obsługą bieżącej działalności firmy – jak choćby przesyłanie odpowiednich danych do biura rachunkowego bezpośrednio z systemu firmowego.

Na tym przewagi konceptu „firma w chmurze” się nie kończą – kolosalnym atutem systemu hostowanego w infrastrukturze zewnętrznego, wyspecjalizowanego dostawcy jest również najwyższy poziom bezpieczeństwa. O sprzęt i serwery dba tam zespół profesjonalistów, czuwających nad kondycją sprzętu i oprogramowania, instalujących wszelkie aktualizacje, nadzorujących tworzenie kopii zapasowych i reagujących w przypadku jakichkolwiek zagrożeń. W typowej małej lub średniej firmy osiągnięcie takiego poziomu bezpieczeństwa jest praktycznie niewykonalne.

Kluczowymi hasłami, które zdają się najlepiej opisywać taki system, jest wygoda i bezpieczeństwa – dobrze skonfigurowany i dopasowany do potrzeb firmy system oparty na infrastrukturze i aplikacjach chmurowych jest dla jej pracowników właściwie przeźroczysty. Nikt nie musi zajmować się wdrożeniami, konfigurowanie, aktualizowaniem oprogramowania czy sprzętu – wszystko po prostu jest, działa i realizuje swoje zadania. A oznacza dla przedsiębiorstwa nie tylko brak przestojów i wynikających z nich problemów, ale również całkiem konkretne oszczędności – czyli atuty nie do przecenienia w dzisiejszych realiach…