Chmura w modzie – studium przypadku

W poprzednich tekstach zdarzyło nam się kilkakrotnie przedstawiać argumenty i scenariusze, pokazujące jak zastosowanie innowacyjnych usług informatycznych dostarczanych z chmury może usprawnić funkcjonowanie nowoczesnej firmy – do tej pory jednak były to głównie przykłady hipotetyczne. Dlatego dziś postanowiliśmy przejść do konkretu, pokazując jak rozwiązania oferowane przez ITMation.pl sprawdzają się w realnym użytkowaniu i jak mogą rozwiązywać problemy, z którymi stykają się konkretne firmy. Za przykład posłuży pewna konkretna firma, śmiało poczynająca sobie w rodzimej branży modowej/odzieżowej.

Jej sytuacja wyjściowa – jeśli chodzi o wdrażanie nowoczesnych rozwiązań IT – była dość typowa. Oto mieliśmy niewielkie (w momencie startu) rodzinne przedsiębiorstwo, które znalazło idealną dla siebie niszę rynkową i rozpoczęło produkcję wysokiej jakości ubrań. Dystrybucję w pierwszej fazie działalności oparto na sklepie internetowym (autorski sklep napisany przez programistę, dopasowany do ówczesnych potrzeb firmy), jednak wraz z rozwojem działalności przyszedł czas na uruchomienie – najpierw pierwszego, a potem drugiego i kolejnych – fizycznych sklepów, w których klienci mogli ofertę owej firmy obejrzeć na własne oczy, przymierzyć, kupić.

Na tym etapie rozwoju okazało się, że system zarządzania e-sklepem to za mało – prowadząc jednocześnie sklep internetowy oraz rozwijającą się sieć placówek fizycznych, firma potrzebowała działającego centralnie systemu sprzedaży i obsługi magazynu, który pozwoliłby na sprawne i szybkie monitorowanie stanów magazynowych, rejestrowanie transakcji, obsługę zamówień, planowanie dostaw itp.

Do tego niezbędny był system sprzedaży z prawdziwego zdarzenia – ale wyzwanie polegało nie tylko na wybraniu konkretnego oprogramowania (co, jak się z czasem okazało, wcale nie było tak trudne), ale również na zdecydowanie, w jakim modelu zostanie ono wdrożone. Drogi były dwie – pierwszą był z zainwestowanie w całą niezbędną do lokalnego wdrożenia infrastrukturę (serwery, sprzęt sieciowy, rozwiązania do backupu, licencje na oprogramowanie). Drugą drogą było wdrożenie w chmurze – wynajęcie serwerów (wraz ze wszystkimi niezbędnymi usługami) oraz skorzystanie z oprogramowania dostarczanego w modelu abonamentowym.

Ostatecznie zdecydowano się na wariant nr 2 – który okazał się rozwiązaniem szybkim i łatwym w realizacji, a na dodatek niezawodnym… i radykalnie tańszym (zarówno, gdy weźmiemy pod uwagę koszty wdrożenia/startu całej infrastruktury, jak i jej późniejszej obsługi).

Realny scenariusz

Brzmi niewiarygodnie? Cóż, tak właśnie wyglądała cała operacja w przypadku firmy Pan Tu Nie Stał (www.pantuniestal.com), specjalizującej się w projektowaniu i sprzedaży odzieży i akcesoriów kontynuując najlepsze tradycje polskiego wzornictwa przemysłowego. Przykład tej firmy doskonale pokazuje, jak nowoczesne podejście do korzystania z rozwiązań informatycznych może sprawić, że kwestia IT stanie się dla każdej firmy niemalże „przezroczysta”. Przezroczysta w tym sensie, że nie będzie wymagała od pracowników firmy żadnych prac, uwagi, wdrażania i administrowania – wszystko po prostu działa, bez skomplikowanego wdrażania, problemów i wysiłku, a gdy pojawiają się jakiekolwiek komplikacje czy potrzeba modyfikacji, to zajmuje się tym z góry opłacony i zakontraktowany specjalista (czyli dostawca usługi).

Właściciele Pan Tu Nie Stał przed dekadą postanowili połączyć swoje zamiłowanie do rodzimego wzornictwa z przedsięwzięciem komercyjnym, prowadzonym z wykorzystaniem możliwości, jakie daje e-commerce. Doskonale znali się na modzie i swojej podstawowej branży – nie mieli jednak szerszego doświadczenie w dziedzinie nowoczesnych narzędzi informatycznych.

Lokalny serwer czy chmura?

Jeszcze kilka lat temu oznaczałoby to, że do zrealizowania wszystkich potrzeb „komputerowo-internetowych” musieliby zatrudnić zewnętrzna firmę lub specjalistę, którzy przygotowaliby im plan działań informatycznych – zaplanowali infrastrukturę IT, stworzyli kosztorys zakupów i wdrożenia sprzętu oraz oprogramowania, a następnie zajęliby się instalacją, konfiguracją, uruchamianiem i stałym nadzorowaniem funkcjonowania tego wszystkiego. Operacja taka byłaby skomplikowana, czasochłonna i, przede wszystkim, bardzo kosztowna – choćby przez wzgląd na konieczność kupienia całego niezbędnego do realizowania takich zadań sprzętu, od komputerów PC, przez serwery, infrastrukturę sieciową, rozwiązania do backupu (NAS) itp. W jednym z naszych poprzednich tekstów prezentowaliśmy szczegółowe wyliczenia dot. takich wydatków – więcej informacji znaleźć można tutaj.

Właściciele Pan Tu Nie Stał na szczęście nie musieli iść tą drogą – rozwój technologii chmurowych sprawił, że mogą zdecydowaną większość swoich potrzeb w dziedzinie IT realizować z pomocą zewnętrznego dostawcy usług informatycznych, czyli ITMation.

Jak to działa?

Firma szczyci się tym, że jej produkty pod względem wzornictwa czerpią z najlepszych polskich tradycji. Co więcej – jej produkty są w 100% polskie (a nawet w 100% łódzkie – bo przecież Łódź ma najznakomitsze w naszym kraju tradycje włókiennicze). Mamy więc do czynienia z przedsiębiorstwem, które ma świetny pomysł na swoją działalność, znakomitych projektantów i produkty najwyższej jakości.

Pierwszym krokiem było uruchomienie sklepu internetowego, zbudowanego w oparciu o jedną z dostępnych na rynku, popularnych platform e-sprzedaży (to był pisany dla nas specjalnie sklep internetowy, na Shoplo przeszliśmy już po wdrożeniu Subiekta w chmurze). Sklep funkcjonował sprawnie, produkty cieszyły się – i wciąż cieszą – dużym zainteresowaniem, więc pojawiła się koncepcja uruchomienia tradycyjnego, fizycznego sklepu. Najpierw pierwszego, a później kolejnych – a to okazało się już pewnym wyzwaniem informatycznym, pojawiła się bowiem m.in. konieczność wprowadzenia do firmy oprogramowania do obsługi sprzedaży i zarządzania magazynem. Wybór padł na popularny, doceniany przez użytkowników program Subiekt GT, który ma wszystkie kluczowe dla Pan Tu Nie Stał funkcje, a dodatkowo świetnie integruje się z wykorzystywaną przez firmę platformą e-commerce (Shoplo).

W tym momencie pojawiła się ważna kwestia – firma działa bowiem z modelu rozproszonym, dlatego do wdrożenia Subiekta GT w klasycznym modelu niezbędne byłoby zainwestowanie we własną infrastrukturę serwerową, która zapewniłaby sprawne funkcjonowanie i wymianę danych pomiędzy wszystkimi punktami sprzedaży.

Właściciele Pan Tu Nie Stał przeanalizowali dostępne rozwiązania (i związane z nimi koszty) i finalnie zdecydowali się na wdrożenie Subiekta GT w modelu chmurowym. Przemawiało za tym kilka podstawowych argumentów:

  • niski próg wejścia pod względem finansowym – rozpoczęcie korzystania z oprogramowania/infrastruktury w modelu chmurowym nie wiąże się z ogromnymi wydatkami początkowymi na sprzęt i oprogramowanie, których nie da się uniknąć w modelu tradycyjnym. W tym wariancie właściciele firmy po prostu z dniem rozpoczęcia korzystania z nowych rozwiązań zaczęli płacić za nie w łatwym do zaplanowania i zabudżetowania modelu abonamentowym.

  • wygoda i bezpieczeństwo – centralnie działający, zawsze dostępny i odporny na awarie/przestoje centralny system zarządzania magazynem i sprzedażą, z którym można połączyć się z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu. Ryzyko, że awaria pojedynczego punktu (np. firmowego serwera lub łącza) sparaliżuje pracę całej organizacji, praktycznie nie istnieje.

  • skalowalność i błyskawiczna rozbudowa – uruchomienie nowego punktu sprzedaży czy stworzenie konta dla nowego pracownika jest właściwie natychmiastowe, wystarczy stworzyć nowe konto w systemie i dokupić dodatkową licencję.

  • najwyższą dostępność i niezawodność – nad niezakłóconym funkcjonowaniem całego systemu czuwa sztab specjalistów po stronie dostawcy usługi, to oni zajmują się wszelkimi aktualizacjami, modernizacjami, obsługą awarii, backupem danych itp. Z punktu widzenia klienta wszystko po prostu działa – bez jego udziału i interwencji.

  • wszechstronność – Subiekt GT dostarczany w modelu chmurowym działa bez problemu na wykorzystywanych przez pracowników Pan Tu Nie Stał komputerach Apple MacBook (w trybie Wirtualnej aplikacji, bez konieczności skomplikowanej instalacji aplikacji windowsowej w środowisku Mac OS).

Szukaliśmy rozwiązania informatycznego, które będzie po prostu działało i realizowało nasze potrzeby w zakresie obsługi sprzedaży (i nie tylko). Nie zajmujemy się IT, nie znamy się na tym, dlatego tak ważne było dla nas wybranie dostawcy, który nie tylko zapewni nam sprawnie funkcjonujący system, nie wymagając jednocześnie od nas, byśmy musieli coś konfigurować, zarządzać, pamiętać o aktualizacjach, backupie itp., ale także będzie służył wsparciem, gdyby pojawiły się jakieś komplikacje czy dodatkowe potrzeby, np. w zakresie rozbudowy systemu (bo przecież nasza firma cały czas rośnie). W ofercie ITMation znaleźliśmy wszystkie te cechy, dzięki czemu korzystamy dziś z najnowocześniejszych rozwiązań sprzedażowych – bez zastanawiania się jak to właściwie działa i jak można to usprawnić. Mamy rozwiązanie szyte na miarę… i bardzo nam to odpowiada” – komentuje Justyna Burzyńska-Lebiedowicz, współwłaścicielka Pan Tu Nie Stał.