Nie wiesz jak zadbać o bezpieczeństwo danych? Zleć to zawodowcom…

Każdy użytkownik Internetu, komputera czy smartfona generuje codziennie pewną ilość danych – z dnia na dzień i roku na rok coraz większą. Jeszcze więcej informacji tworzą każdego dnia firmy, jednak ich sytuacja jest specyficzna – te dane są szczególnie cenne, dlatego bardzo ważna jest ich odpowiednia ochrona. Niestety, mało które przedsiębiorstwo z segmentu małych i średnich firm zdaje sobie sprawę z tego, jak kluczowe znaczenie dla ich funkcjonowania mają dane oraz jak prawidłowo zadbać o bezpieczeństwo takich plików. W uprzywilejowanej sytuacji są użytkownicy aplikacji i usług świadczonych w modelu chmurowym, ponieważ znaczną część obowiązków związanych z ochroną danych zdejmują z ich barków dostawcy takich rozwiązań…

Ostatnie lata i miesiące to czas bicia rekordów, jeśli chodzi o tempo tworzenia danych – nie dalej jak kilkanaście miesięcy temu oficjalnie poinformowano, że tylko w latach 2014-2015 powstało więcej danych… niż przez całą wcześniejszą historię ludzkości i nowych technologii. W przypadku firm tempo to jest jeszcze wyższe – każda organizacja właściwie w każdej chwili generuje ogromne ilości informacji, często nawet nie uświadamiając sobie jaki mają one charakter i jak ważne mogą być dla jej funkcjonowania. Nie mamy tu zresztą na myśli tego, co przychodzi przeciętnemu użytkownikowi do głowy na hasło „cenne dane” – czyli np. dokumentów, prezentacji, zdjęć itp. W przypadku firmy nie mniej ważnymi danymi są również statystyki funkcjonowania systemów sprzedaży, łańcucha dostęp, raportów sprzedaży, bilansów itp.

Bezcenne dane

Najważniejsze dane, które każda firma musi chronić na bieżąco dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania podstawowych procesów organizacji to dane o transakcjach, kontakty do klientów, faktury, prognozy, stany magazynowe itp. Utrata którejkolwiek części z tych informacji (np. w wyniku awarii dysku czy komputera) oznacza ogromne komplikacje oraz przestoje w produkcji/sprzedaży – co skutkować może ogromnymi stratami finansowymi. Ochrony wymagają też wszelkiego rodzaju informacje i pliki, które nie są już na bieżąco wykorzystywane w pracy firmy, ale które należy archiwizować i przechowywać choćby z uwagi na wymagania Urzędu Skarbowego, organów kontrolnych czy po prostu w związku z odpowiednimi przepisami prawnymi. Do tej grupy zaliczyć można najróżniejsze raporty, prezentacje, które na co dzień nie są używane, ale mogą przydać np. podczas przygotowania spotkania z nowym klientem.

Zdrowy rozsądek sobie… a firmy sobie

Problem z przytoczonymi powyżej faktami polega przede wszystkim na tym, że przedstawiciele polskich firm doskonale zdają sobie z nich sprawę… a mimo to większość z nich zupełnie je ignoruje. Wszyscy niby wiemy i rozumiemy, że dane należy chronić, a jednocześnie mało kto faktycznie coś robi w tym kierunku – wszyscy wydają się wychodzić z założenia, że akurat ich problem utraty danych w cudowny sposób ominie. Niestety, to klasyczny przykład myślenia życzeniowego.

Prawda jest taka, że zaledwie niewielka część z ogółu polskich firm opracowała, wdrożyła i stosuje na co dzień kompleksowy, przemyślany program ochrony i archiwizacji danych. Cześć z nich przygotowuje backup „od wielkiego dzwonu”, gdy administratorowi lub szefowi przypomni się, ze warto by zadbać o kopie zapasowe, inni nie robią tego wcale. Jeszcze inni, owszem, zaczynają działać w tym kierunku – ale dopiero gdy w firmie dojdzie do awarii i utraty danych, co przekłada się na przestoje w pracy i konkretne, wyliczalne straty finansowe. Tyle, że wtedy mamy do czynienia z klasycznym przykładem Polaka mądrego po szkodzie.

Sytuacja ta jest o tyle zadziwiająca, że obecnie mamy do dyspozycji usługi i rozwiązania, które pozwalają na szybkie, wygodne, bezinwazyjne i właściwie bezinwestycyjne wdrożenie skutecznego, wydajnego systemu backupu. Mamy tu na myśli usługi backupu w chmurze, skrojone z myślą o użytkownikach, którzy nie chcą (nie mogą, nie potrafią, nie mają odpowiednich zasobów finansowych) tworzyć i wdrażać takich rozwiązań na własną rękę).

Rozpoczęcie korzystania z nich sprowadza się do wykupienia odpowiedniej usługi, wskazania zasobów, które mają być backupowane (pochodzących z różnych urządzeń – smartfonów i tabletów, komputerów PC/Mac, serwerów, dysków NAS itp.) oraz… uiszczenia płatności, zwykle w wygodnym i atrakcyjnym cenowo modelu abonamentowym. I to wszystko – specyfika usług backupu świadczonych z chmury polega właśnie na tym, że wszystkim innym zajmują się ich dostawcy. To oni muszę zadbać o odpowiednią przestrzeń dyskową na kopiowane dane, zabezpieczenie (poprzez odpowiednią ochronę antywirusową, rozmieszczenie na kilku maszynach/w różnych centrach danych, fizyczne zabezpieczenie serwerowni) oraz stworzenie odpowiednio wydajnego planu przywracania danych po awarii.

Co więcej, taki system jest nie tylko efektywny i wygodny w obsłudze – jest też wysoce skalowalny (bez problemu można np. objąć ochroną dodatkowe stanowiska/zasoby), elastyczny i stabilny. Klient ma też cały czas dostęp do wsparcia technicznego świadczonego przez dostawcę – w razie awarii nie zostaje sam, może non stop liczyć na pomoc fachowców.

W poszukiwaniu alternatywy

Oczywiście, chmura jest tylko jednym z wyjść – organizacje, którym zależy na tym, żeby rozwiązania backupu wdrażać samodzielnie, w modelu inhouse, również mogą z powodzeniem zbudować skuteczny system ochrony danych. Problem w tym, że będzie to przedsięwzięcie zdecydowanie bardziej skomplikowane i znacznie droższe.

W przypadku firmy, która sama organizuje swoją infrastrukturę informatyczną, niezbędne jest stworzenie kompleksowego, automatycznego i niezawodnego systemu backupu i archiwizacji danych. Powinienem on składać się z centralnego serwera (np. nowoczesnego urządzenia NAS – na którym przechowuje się dane) oraz aplikacji klienckich zainstalowanych na wszystkich objętych ochroną urządzeniach/aplikacjach – od smartfonów i tabletów, przez komputery PC, terminale sprzedażowe, aż po serwery i bazy danych. Co więcej, taki centralny serwer powinien być redundantny – tzn. wszystkie backupowane i archiwizowane dane powinny być regularnie (a najlepiej w czasie rzeczywistym) kopiowane na drugą identyczną maszynę, znajdującą się poza siedzibą firmy lub w innym jej oddziale. Tylko takie rozwiązanie gwarantuje bowiem bezpieczeństwo danych np. w razie pożaru, kataklizmu czy po prostu kradzieży w siedzibie firmy. Oczywiście, oprócz tego wszystkiego, niezbędne jest również przygotowanie odpowiednio sprawnego planu przywracania danych – tak, by ewentualny przestój w pracy organizacji był jak najkrótszy.

Takie rozwiązanie – o ile zostanie poprawnie zaprojektowane i wdrożone – oferuje skuteczną, niezawodną ochronę organizacji przed utratą cennych danych i wynikającymi z tego konsekwencjami. Niestety, wszystko ma swoją cenę – koszty takiego wdrożenia są niebagatelne i rosną wraz ze wzrostem wielkości organizacji. Niezbędne jest bowiem wykupienie odpowiedniego sprzętu (serwer backupu/NAS), infrastruktury (sprzęt sieciowy, dedykowane łącze) oraz oprogramowania (aplikacje do wykonywania danych, system ich przywracania po awarii), a także przeszkolenie pracowników pod kątem prawidłowego korzystania z oprogramowania do backupu.

W świetle powyższego wydaje się oczywiste, że dla większości nowoczesnych firm (którym zależy przede wszystkim na skutecznym, a także niewymagającym obsługi i zaangażowania personelu systemie backupu) zdecydowanie lepszym wyjściem będzie skorzystanie z usług backupu w chmurze. Poziom bezpieczeństwa danych oferowanych przez to rozwiązanie będzie taki sam, jak w przypadku najbardziej zaawansowanych technologii tworzenia kopii zapasowych wdrożonych w firmie – a jednocześnie będzie ono tańsze, wygodniejsze w obsłudze i łatwiejsze do zaimplementowania.

Dodajmy, że w przypadku oferty ITMation podstawą systemu backupu, chroniącego dane użytkowników naszych usług, jest zaawansowany system firmy Veeam Software. Podstawowy poziom ochrony – którym objęty jest każdy użytkownik każdej naszej usługi – gwarantuje wykonywania 1 kopii wszystkich danych klienta dziennie oraz przechowywanie w archiwum 7 wstecznych kopii takich plików (co pozwala klientowi wrócić do wcześniejszej wersji np. w razie awarii). To wszystko działa oczywiście automatycznie – klient nie musi nic robić, dla niego system jest absolutnie przeźroczysty. Takie rozwiązanie wydaje się idealnym kompromisem pomiędzy ceną usługi, a poziomem ochrony oferowanej klientom.

Oczywiście, każdy klient może znacznie rozszerzyć zakres ochrony danych w ramach usług oferowanych przez ITMation – możliwe jest choćby zwiększenie częstotliwości wykonywania kopii zapasowej, korzystanie z rozwiązań z zakresu backupu baz danych, a także backup danych do innej wskazanej lokalizacji. Szczegółowe informacje na temat zakresu oraz warunków takiej ochrony można uzyskać, kontaktując się z nami za pośrednictwem strony https://itmation.pl/dane-kontaktowe/ .