Oprogramowanie w modelu usługowym – patent na oszczędzanie na… sprzęcie!

W jednym z poprzednich tekstów zajęliśmy się kwestią opłacalności pozyskania i korzystania z systemu magazynowo-sprzedażowego – w dwóch wariantach: klasycznego kupowania i wdrażania we własnej infrastrukturze oraz modelu abonamentowego (w którym aplikacje dostarczane są z chmury, a opłata uiszczana jest w formie niewielkiej miesięcznej opłaty – link do artykułu). Analiza wyraźnie wykazała przewagę modelu abonamentowego, jednak nie zajmowaliśmy się w niej szerzej ważną kwestią – kosztami sprzętu niezbędnego do uruchomienia nowoczesnego systemy sprzedaży. W poniższym materiale pochylimy się na tym problemem.

Nasz analiza dotyczyć będzie hipotetycznej średniej firmy – przedsiębiorstwa zajmującego się szeroko rozumianym handlem lub usługami. Firma ma zespół kilkunastu pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż, jej wsparcie i kontakty z kontrahentami. Firma prowadzi również działalność w kilku rozproszonych lokalizacjach (oddziałach), a część handlowców regularnie podróżuje i działa „w terenie”.

Potrzeby takiej organizacji w zakresie oprogramowania oraz sprzętu są oczywiste: potrzebuje ona choćby sprawnie działającego, elastycznego systemu klasy ERP, który pozwoli na wygodne realizowanie podstawowych zadań (obsługi transakcji, sprawdzania stanów magazynowych, fakturowania, księgowości, CRM). Równie ważny jest aspekt sprzętowy – firma potrzebuje również hardware’u, który pozwoli na sprawne, niezakłócone i efektywne działanie owego oprogramowania. Zarówno jedno, jak i drugie musi być nowoczesne, niezawodne i – co kluczowe w przypadku szybko rozwijającego się przedsiębiorstwa – skalowalne.

Jeden system, dwa warianty

W poprzednim tekście KLIK zastanawialiśmy się – i radziliśmy – jak optymalnie wdrożyć w takiej organizacji system sprzedaży. W tym, zgodnie z zapowiedzią, zajmiemy się sprzętem. Tu również mamy do dyspozycji dwa podstawowe warianty postępowania. Pierwszym jest kupienie wszelkich niezbędnych do wdrożenia takiego środowiska urządzeń i wdrożenie ich lokalnie – u siebie w firmie. Drugim – zaopatrzenie się jedynie w podstawowy sprzęt komputerowy i korzystanie z wszelkich pozostałych niezbędnych elementów systemu w modelu usługowym.

Wariant nr 1 oznacza dla firmy konieczność jednorazowego wyłożenia znacznych środków (lub podjęcie zobowiązań finansowych – zaciągnięcie kredytu) na zakup sprzętu, a także zatrudnienie specjalistów, którzy będę odpowiedzialni za jego instalację, konfigurację, jak również późniejsze monitorowanie, aktualizowanie, dbanie o jego niezawodność oraz usuwanie ewentualnych awarii.

Niekiedy zdarza się oczywiście, że firmy korzystają z usług zewnętrznych dostawców tylko w pierwszej fazie – szukając w ten sposób oszczędności. Niestety, nie jest to optymalne rozwiązanie – praktyka pokazuje bowiem, że wydatki związane z usuwaniem niespodziewanych awarii, czy koszty aktualizacji systemów oraz aplikacji okazują się w przypadku zewnętrznych dostawców na tyle wysokie, że bardziej ekonomicznym rozwiązaniem wydaje się stworzenie własnego działu IT (w wariancie podstawowym – choćby jednoosobowego). Dodatkowym problemem okazuje się konieczność pozyskiwania kompetencji spoza własnego pola działania – co dla przedsiębiorstw spoza szeroko rozumianej branży bywa poważnym problemem (już na etapie rekrutacji pracowników).

Wariant nr 2 to „wynajęcie” sprzętu – zbudowanie takiego systemu, którego kluczowe elementy będą funkcjonowały po stronie dostawcy. Zaletą tego rozwiązania jest przede wszystkim niezwykle niski (szczególnie w porównaniu z wariantem pierwszym) koszt uruchomienia infrastruktury. Nie mniej istotny jest również fakt, iż skoro krytyczne elementy zaplecza IT funkcjonują po stronie dostawcy, oznacza to, że to właśnie on jest odpowiedzialny za ich nadzorowanie, monitorowanie, aktualizowanie ,utrzymywanie a co najważniejsze za zapewnienie niezawodności. Dla klienta przekłada się to po prostu na płacenie za działanie środowiska – bez konieczności wiedzy na temat jego struktury i składników, wykonywania jakichkolwiek działań czy reagowania na wszelkie nieprzewidziane sytuacje. Wszystko to jest po stronie dostawcy.

Ile to kosztuje?

Na potrzeby naszej kalkulacji przyjmujemy, że hipotetyczne przedsiębiorstwo posiada już podstawowy sprzęt komputerowy – czyli przede wszystkim komputery PC, funkcjonującą sieć czy niezbędne peryferia (drukarki, skanery itp.). Skupimy się wyłącznie na zapleczu niezbędnym do uruchomienia i obsługi systemu sprzedaży czy szerzej – systemu zarządzania przedsiębiorstwem. W wariancie, w którym decydujemy się na zakup infrastruktury, musimy liczyć się z wydatkami na:

  • zakup serwera (urządzenia), na którym działać będzie centralny system ERP firmy. Pamiętajmy, że od niezawodności i wydajności tego elementu w znacznym stopniu zależeć będzie użyteczność i wydajność całego systemu – tu naprawdę nie ma miejsca na oszczędności;

  • zakup licencji Windows Server wraz z licencjami dostępowymi – systemu operacyjnego, w którym zainstalowane będzie centralny element systemu sprzedaży;

  • monitor, klawiaturę i mysz (ew. inne peryferia) podłączane do serwera – niezbędne podczas prac administracyjnych;

  • zasilacz awaryjny (UPS) – w celu podtrzymania pracy urządzeń w razie awarii prądu;

  • infrastrukturę dostępową i bezpieczeństwa – router z funkcją firewall i koncentratora VPN do bezpiecznego skonfigurowania dostępu dla użytkowników w oddziałach;

  • serwer plików NAS i oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych – w celu wykonywania na innym urządzeniu niż serwer główny, kopii zapasowych centralnego systemu ERP.

Podsumowanie wydatków pokazuje poniższa tabela

Koszty zakupu infrastruktury dla systemu dla kilkunastu użytkowników:

Powyższe wartości są orientacyjne, natomiast odpowiadają aktualnym pozycjom cennikowym w serwisie komputronik.pl z kwietnia 2017r.

Powyższy zestaw jest absolutnie podstawowy i wystarczy jedynie do stworzenia bazowego rozwiązania sprzętowego – a przecież chcemy też, żeby było ono również bezpieczne i odporne na awarie. Musimy przy tym mieć świadomość, że właściwie każdy element takiego systemu jest wrażliwy, będąc potencjalnie tak zwanym „single point of failure”, co oznacza, że awaria choćby jednego elementu oznacza de facto wstrzymanie pracy całego ekosystemu IT lub przynajmniej poważne jego zakłócenie i zwiększone ryzyko awarii/utraty danych (np. gdy uszkodzony zostanie system backupu).

Co więcej, po stronie obowiązków użytkownika w rozwiązaniu budowanym w firmie uwzględnić należy również fakt, iż wszystkie wspomniane powyżej elementy systemu należy samodzielnie przygotować do pracy, skonfigurować i wdrożyć (lub wynająć w tym celu wyspecjalizowaną firmę – co wiąże się z dodatkowymi kosztami).

Alternatywa – wynajem infrastruktury

W wariancie drugim również zakładamy, że przedsiębiorstwo posiada już komputery PC oraz podstawową infrastrukturę.

Do pracy potrzebny tu jest po prostu bezpieczny, wydajny, skalowalny serwer, na którym działać będzie centralny system ERP. Niezbędne będzie również zapewnienie rozwiązań dających użytkownikom dostęp do aplikacji.

Koszty wynajmu infrastruktury dla 15 użytkowników:

  • serwer wirtualny (o parametrach: procesor 2vCore;16 GB pamięci RAM; 70 GB przestrzeni dyskowej) – wystarczający do sprawnego działania aplikacji dla kilkunastu użytkowników to koszt rzędu 340 zł netto miesięcznie;

  • opłaty dostępowe dla 15 użytkowników – koszt rzędu 450 zł netto miesięcznie

Łączne koszty miesięczne: 790 zł netto miesięcznie

Powyższe wartości są orientacyjne, natomiast odpowiadają wycenie hostingu serwerów wirtualnych w ITMation S.A. z kwietnia 2017r.

W tej cenie dostawca gwarantuje nie tylko wysoką dostępność i redundancję czyli gwarancję stabilnej i nieprzerwanej pracy, ale również elastyczność rozbudowy gdyż zasoby i parametry serwera można w dowolnym momencie zwiększać. Kolejne atuty to automatyczny backup – gdzie partner dba o bieżące wykonywanie kopii zapasowych, z zapewnieniem dostępu do danych z kilku dni wstecz oraz fachowe wsparcie przy rozwiązywaniu problemów technicznych.

Porównanie kosztów pierwszego miesiąca użytkowania wdrożenia systemu (w PLN)

Porównanie kosztów posiadania systemu w skali 36 miesięcy

Mogłoby się wydawać, że różnica nie jest szczególnie korzystna – wszak koszt zakupu i konfiguracji serwera wraz z resztą infrastruktury jest raptem kilkanaście razy wyższy, więc po 14 miesiącach zakup mógłby się zamortyzować. Pamiętajmy jednak, że owe 790 zł miesięcznie to CAŁOŚĆ kosztów, które ponosi klient w związku z używaniem całego środowiska, nie tylko serwera – nie musi on płacić za dodatkowe oprogramowanie, obsługę serwisową, aktualizacje, wdrożenia, peryferia itp. Nie musi też wynajmować czy zatrudniać specjalistów – wszystko dostaje w podstawowej, rozsądnej i dającej się jasno przewidzieć i zabudżetować cenie.

Dla firmy-klienta, która nie posiada własnego działu IT, wyspecjalizowanych informatyków czy po prostu know-how w dziedzinie nowych technologii, takie rozwiązanie jest nie do przecenienia… Tym bardziej, że w ramach ustalonej z góry ceny dostaje on również komplet funkcji i narzędzi związanych z bezpieczeństwem i zapewnieniem wysokiej dostępności (usuwanie awarii, wykonywania backupu itp.) – czyli coś, za co w modelu „inwestycyjnym” musiałby dodatkowo płacić (np. w razie wystąpienia nieprzewidzianej, acz dłuższej perspektywie nieuniknionej, awarii). Ten model to tak naprawdę dużo więcej niż samo „wynajęcie serwera i oprogramowania” – to raczej korzystanie z kompleksowego, odpornego na awarie i łatwego do rozbudowy wydajnego środowiska IT.

Jak widać, chmurowo-abonamentowy model korzystania z oprogramowania i sprzętu ma szereg istotnych przewag nad klasycznym wdrażaniem oprogramowania i kupowaniem sprzętu – szczególnie z punktu widzenia firmy, która nie posiada i nie planuje posiadać wyspecjalizowanego działu IT, a chciałaby mieć sprawnie funkcjonujący, bezobsługowy i niezawodny system sprzedaży. Decydując się na oprogramowanie i sprzęt „z chmury” otrzymujemy produkt, który po prostu działa i za którego poprawne działanie w 100% odpowiada wyspecjalizowany dostawca. Ważnym atutem owego rozwiązanie są również wspomniane już niskie koszty wejścia (nie wymaga to żadnych znaczących inwestycji) oraz łatwa rozbudowa systemu o nowe, gotowe do pracy „od ręki” stanowiska.

Oczywiście, szczegółowe wyliczenie kosztów i korzyści może wyglądać inaczej w przypadku różnych firm, posiadających różne struktury i potrzeby.